Arbejdet med etablering og gennemførelse af events på messer og udstillinger lægger sig tæt op ad markedsføring, reklame og salg og udføres som regel som projektopgaver i forbindelse med konkrete arrangementer eller som del af såkaldt merchandising for fremstillingsvirksomheder og deres produkter.
Event- og udstillingsmedarbejderen har det totale ansvar for projektet som et bindeled mellem eventbureauet og kunden i alle projektets faser: planlægning, udvikling, gennemførelse, afvikling og evaluering af alle projektets aktiviteter.
Eventbureauet afdækker kundens behov og ideer for at kortlægge, hvilken type arrangement der bedst kan sikre, at kunden opnår sit mål. Opgaven kan typisk være at informere, pleje kundeforhold eller præsentere et nyt produkt. Eventmageren laver en analyse af markedet, konkurrenterne og målgruppen.
Er der tale om en udstilling eller en messestand, kobler bureauet en arkitekt på opgaven. Arkitekten styrer en analyse- og udviklingsproces, der skal konkretisere, hvordan kundens budskaber bedst formidles gennem udstillingens design.
Selve udformningen, etableringen og gennemførelse af projektet varetages af en projektleder. Projektlederen (eventmageren) sørger for, at budgettet og alle regler på messen bliver overholdt og at messestanden efterfølgende nedtages og afvikles sikkert.
Projektlederen hjælper med alt fra messeudvælgelse til størrelse på standen, udarbejdelse af budget og samspil mellem design og funktionalitet. Projektlederen sørger også for godkendelse af standen i udstillingsbygningen samt for bestilling af tekniske ydelser.
Projektlederen entrerer med montører og håndværkere om produktionen af messestanden og de effekter, der skal indgå. Standen bliver sat op og gjort klar og afleveret til messestart.
Efter messen sørger eventbureauet for at afmontering af messestanden og returnering af gods og udstillingsgenstande. Nogle stande placeres på lager med opbevaringsfaciliteter. Til slut evalueres forløbet sammen med kunden.
Andre typer af arrangementer kan være konferencer, salg præsentationer, investormøder, pressekonferencer, sportslige og kulturelle arrangementer eller andre salgsfremmende aktiviteter.
Aktiviteter inden for merchandising handler om reklame for produkter, film, en bog, musikgruppe mv. Aktiviteterne sigter på at have det rette produkt på rette tid og i den rette kontekst. Merchandising markedsfører produkter, der sættes i forbindelse med fx en film i lyset af filmens popularitet.
Handler opgaven om at arrangere fester eller shows, indgår der casting af optrædende og deltagere, gennemførelse af generalprøve mv.
Andre opgaver, der typisk indgår i projektet, kan være registrering af deltagere, underholdning, oprettelse af konferencehjemmeside, koordinering af AV-udstyr, forplejning og logistik, middage og kreative events og hotelbestillinger.
Event- og udstillingsmedarbejderen skal kunne arbejde med en blanding af markedsføring og kommunikation samt værktøjer og teknikker fra show, teater, performance. Fremskaffelser og pleje af sponsorater kan også være en del af opgaven.
